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방송통신위원회와 행정안전부가 지난 6월 27일 ‘Future of Work-Smart Work!’라는 주제로 ‘2012 스마트워크 국제 컨퍼런스’를 개최했다. 이번 컨퍼런스는 지난해 9월에 이은 두 번째 국제 컨퍼런스로 스마트워크 시대에 대비하는 기업들의 관심이 갈수록 고조되고 있다.
스마트워크는 고정된 근무 장소, 정해진 근무 시간에 따라 일하는 방식 대신 모바일 기기 등을 활용해 장소나 시간에 구애받지 않고 일하는 유연한 근무방식을 의미한다. 자택에서 본사의 정보통신망에 접속해 업무 수행을 하는 재택근무, 행정안전부에서 운영하는 스마트워크센터를 이용한 근무, 스마트폰 등을 활용한 이동근무 등이 스마트워크의 유형이다.
정부는 ICT(Information Communication Technology) 기반의 스마트워크를 도입함으로써 스마트폰·클라우드 컴퓨팅 여건 성숙, 저출산·고령화 현안 해소, 산업계 새로운 비즈니스 창출 기회, 녹색성장 선도국가 도약 등의 발판을 마련하려 하고 있다. 그러나 국내에서는 아직 그 개념이 명확히 정리되지 않았고 관련 전문가가 거의 전무한 상황이다.
스마트워크 개념 정리가 우선
‘2012 스마트워크 국제 컨퍼런스’는 이러한 국내 상황을 위한 해결책을 제시하고자 마련됐다. 국내·외 정부기관, 글로벌 IT기업 등 관련 전문가들을 초청해 스마트워크 정책 방향 및 각국의 선진 경험을 공유할 수 있는 기회를 가졌다.
이번 컨퍼런스에서 강조된 것은 스마트한 조직과 리더의 필요성, 보급형·복지형 서비스 모델 개발, 중소기업 맞춤형 컨설팅 운영 등이었다. 특히 스마트한 조직과 리더의 필요성 강조는 제도와 시스템만으로는 스마트워크가 이뤄질 수 없다는 것을 반증한다. 정작 일하는 사람이 ‘스마트’하지 않으면 스마트워크가 잘 이뤄질 수 없는 것이다.
스마트워크는 일하는 방식과 관계가 있는데 이는 스마트워크 실현을 위한 기본이 된다. 일하는 방식은 △시간관리 △목표관리 △정보관리 △인맥관리 △일정관리 △데이터관리 등 다양하게 구분된다. 업무 효율을 올릴 수 있는 시간, 목표, 인맥 관리가 스마트워크의 핵심이라는 이야기다.
일하는 방식 전환과 함께 이를 효율적으로 활용할 만한 시스템 또한 필요하다. 현재 기업의 업무는 대부분 컴퓨터를 활용하며 최근 모바일 디바이스 및 앱 등으로 확장됐다. 특히 스마트폰을 업무에 잘 활용하면 예전과 동일한 업무를 달성하는데 투입되는 시간이 현저히 줄어들 수 있다. 뿐만 아니라 모바일 디바이스의 발달로 굳이 회사가 아니더라도 움직이면서 먼 거리에서도 신속한 업무 처리가 가능해졌다.
무궁한 저장고 클라우드 활용
스마트워크를 지향함에 있어 클라우드는 필수로 여겨진다. 클라우드는 인터넷상의 데이터 서버에 프로그램을 두고 사용하는 컴퓨터나 스마트폰 등으로 불러와 사용하는 웹 기반 소프트웨어 방식이다. 이를 통해 문서 파일이나 사진, 동영상 등을 필요할 때마다 꺼내 쓸 수 있고 여러 사람이 하나의 문서를 놓고 함께 공유하기도 쉽다. 따라서 기업이 클라우드 서비스를 구축하면 업무환경이 변화하게 된다. 스마트워크로의 첫 발을 내딛게 되는 것이다.
국내 기업들은 현재 사내 인트라넷을 통해 파일서버, 메일서버를 구축하기도 하고 클라우드 기반의 기업용 애플리케이션 서비스가 잘 구축돼 있는 구글 앱스를 활용하는 등 스마트워크로의 전환을 준비하고 있다. 한편 지난 6월 열린 ‘2012 스마트워크 국제 컨퍼런스’의 전시부스에서는 방송통신기술개발사업의 일환으로 ETRI가 개발 중인 보급형 텔레프레즌스 플랫폼과 사용자 맞춤형 UI(스마트키보드 등), 스마트워크용 단말 보안, 지식협업 스마트워크 서비스 플랫폼 기술 등을 관람 및 체험할 수 있었다. 특히 지식협업 스마트워크 서비스 플랫폼은 오픈소스 기반 플랫폼으로 희망하는 중소기업에게 무상으로 기술이전을 제공해 눈길을 끌었다.
활발히 진행 중인 해외의 스마트워크
해외에서는 ‘텔레워크(원격근무)’라는 말로 스마트워크가 이미 활성화돼 있다. 스마트워크가 가장 활발한 나라는 네덜란드로 전체 사업체 중 약 50%가 원격근무 제도를 운영하고 있다. 고용 규모가 큰 기업일수록 원격 근무자 비율이 높고 500인 이상의 경우에는 90%이상이 원격근무를 할 만큼 스마트워크는 이미 보편적인 형태다.
네덜란드 암스테르담 주변에는 99개 이상의 스마트워크센터(SWC)가 운영되는 등 집과 회사의 장점을 복합한 공간인 ‘스마트워크센터’ 근무도 활발하다. 이곳 스마트워크센터는 원격근무, 영상회의, 금융, 복지시설 등이 완비돼 있고 경우에 따라서는 공공기관과 민간 기업이 공동으로 활용하는 경우도 많다.
네덜란드 12개 주 가운데 하나인 오버레이설(Overijssel)주의 주청사는 2006년 주청사의 내부를 새로 공사한 이후 스마트워크(Het nieuwe werken-새로운 일의 방식)를 실시, 성공 사례로 꼽히며 해외 기관의 벤치마킹 대상으로 꼽힌다.
주청사의 직원들은 누구나 자신이 원하는 자리에서 일을 할 수 있고 일이 끝나면 그 자리를 이용할 다음 사람을 위해 말끔히 책상을 정돈한다. 일의 성격과 형태에 따라 여러 공간을 이동하며 일하기도 한다. 정해진 자신의 자리가 없고 유동적으로 공간을 활용하면서부터 쓸데없는 물건들과 불필요한 종이들이 사라졌다. 개인 물건이 필요한 경우에는 개인 소유 사물함을 이용한다. 하지만 이마저도 점점 비어가는 추세다. 모든 문서는 디지털화돼 가고 자신이 소유한 디바이스에 의해 잘 분류돼 보관하는 습관을 만들었기 때문이다. 보안에 대해서는 정보 등급제를 적용하는 등 별도의 보안체계 시스템을 갖췄으며 무엇보다 직원들에게 신뢰를 강조했다.
주청사는 스마트워크를 시행하며 많은 인재들이 시·공간 활용을 자유롭게 할 수 있게 해 창의적인 사고를 발달시키는 계기를 마련할 수 있었다. 그간 정해진 시간과 공간 속에서 속박받아 온 인재들에게 자율성을 줌으로써 더 높은 업무 결과를 만들어낼 수 있는 기반을 조성한 것이다.
미국의 경우 정부가 적극적인 자세로 스마트워크를 확대하고 있다. 미국 정부는 2010년 12월 ‘연방공무원 텔레워크 촉진법’을 제정하고 작년까지 연방공무원 15만명의 텔레워크를 추진했다. 장시간 걸리는 연방공무원들의 출퇴근 시간을 줄일 대안적 장소로 스마트워크센터를 구축했고 현재 워싱턴DC 인근에 10여개 이상의 텔레워크 센터를 운영 중이다. 이밖에도 성과주의 체계가 뚜렷한 유럽은 물론 비교적 조직문화가 우리와 비슷한 일본의 경우도 스마트워크 도입이 빠른 속도로 확대되고 있는 추세다.
국내 기업은 아직 걸음마 수준
국내 공공기관이나 기업들의 스마트워크에 대한 관심은 아직 걸음마 수준이라고 할 수 있다. 그 중에서도 웅진패스원 아카데미사업팀의 사례는 흥미롭다. 스마트워크에 진작부터 관심이 많았던 팀장의 진두지휘 아래 팀원 모두 스마트워크를 실천하려 노력 중이다. 스마트폰과 각종 IT 기기로 클라우드 시스템을 활용하며 팀 내 업무 효율성을 높여가고 있다.
일례로 아카데미사업팀은 ‘포켓 인포먼트(Pocket Informant)’라는 어플을 활용해 팀원들의 일정과 할 일을 공유한다. 이 어플에 각자 연동된 기기로 일정과 할 일을 구분해 입력해 놓으면 누가 언제 무엇을 하고 어떤 일이 진행되는 중인지 어디서나 손쉽게 알 수 있다. 또 굳이 모든 일정을 일일이 보고받을 필요가 없어 서로 시간이 절약된다.
OOO 아카데미사업팀 팀장은 “개인이 일하는 방식과 조직의 문화가 어우러져야 비로소 조직이 스마트해질 수 있다. 이 단계에 오면 시스템과 제도는 자연스레 발전하며 스마트워크가 정착될 수 있다”고 말했다.
삼성SDS는 비디오 콜래보레이션 솔루션을 통해 기업 내 스마트워크를 발전시키고 있다. 텔레프레즌스와 비디오·웹·모바일 컨퍼런싱을 활용해 직원들의 스마트워크를 독려한다. 클라우드 시스템 활용 시 가장 문제가 될 수 있는 보완유지 부분을 위해 삼성SDS는 SBC(Server Based Computing)을 적용했다. 또 모바일을 활용한 업무 시 데이터 보안을 위해 암호화 전송 및 저장, 분실시 단말데이터 원격삭제 등을 지원하는 등 자체 시스템을 구축하고 있다.
패션 기업들은 어떨까? 현재 상당 수 패션 기업들이 내부 인트라넷을 구축해 타 사업부간 업무 및 정보를 공유하고 있다. 또 결재 시스템도 서류 결재가 아닌 인트라넷을 활용해 결재를 올리고 재가를 받음으로써 시간과 자원 낭비를 줄이고 있다.
패션 기업 중에서는 코오롱인더스트리 FnC부문(대표 박동문)이 스마트워크에 앞장서고 있다. 이 회사는 지난 연초 사옥을 과천에서 강남으로 옮기면서 박동문 신임 대표가 ‘기본을 바탕으로 생각이 젊은 회사’를 만들겠다는 목표로 스마트오피스를 추진하고 있다.
FnC부문 전 사업부는 적용이 불가능한 소수 인원만을 제외한 전 직원의 고정좌석을 없애고 공유 공간을 늘렸다. 매일 아침 출근하는 순서대로 자신이 원하는 자리에 앉아 업무를 하면 된다. 지정석이 없어지면서 지정 자리의 유선 전화도 사라졌고 이를 대신해 인터넷폰이나 휴대폰을 사용한다. 또 전 직원의 책상은 120도 책상으로 2~3명 직원이 그룹을 이루기도 하고 독립적으로 업무를 수행할 수 있게 효율성을 높인 반면 임원들은 독립된 임원실을 두지 않는 대신 집중근무 공간 등으로 폭넓게 활용한다.
사업부 내 회의 및 외부 미팅은 사무실이 아닌 5층 멀티펑션 공간을 활용해 업무 공간을 구분함으로써 업무 효율을 높일 수 있도록 했다. 이 같은 변화는 정형화된 틀을 버린 소통 경영을 추진하겠다는 것과 내부에 고정되어 있지 않고 고객과의 접점에서 일하겠다는 대표이사의 의지가 담겨있다.
직원들도 처음에는 매일 짐을 싸고 풀어야 하는 것이 번거롭고 불편하게 느껴졌지만 시간이 지나면서 매일 업무에 집중할 수 있고 미루는 습관이 사라져 안정화되는 분위기라고 전했다.
스마트워크 시스템 구축에 정부도 앞장서고 있다.
행정안전부는 수도권에 총 9개의 스마트워크센터를 마련하고 이용을 독려하고 있다. 스마트워크센터는 공간임대 서비스를 제공하는 회사인 토즈에서 운영 중이다. 사전 명단신청과 홈페이지를 통한 예약으로 원하는 날짜에 센터를 이용할 수 있다. 센터에는 업무에 필요한 IT인프라 및 독립된 사무용 책상, 회의실 등이 구비돼 있으며 화상회의 시스템과 3중 보완 시스템이 마련돼 있다. 주로 공무원을 위한 공간인 이 센터의 이용률은 50%이상 정도로 점차 증가하는 추세다.
특히 직장과 집의 거리가 먼 사람이나 임산부 등의 이용률이 높으며 아직까지는 팀별보다 개인적인 이용이 더 많다. 정부는 스마트워크센터를 운영하며 나타나는 단점들을 보완하고 체제를 더욱 견고히 구축해 3년 안에 전국적으로 공공 50개, 민간 450개 센터를 확장할 계획이다.
스마트한 조직문화와 리더 필요
좀 더 발전된 스마트워크를 위해서는 태도에서의 변화가 먼저 이뤄져야 한다. 업무에 있어서 어떤 단위 업무에 대한 몰입으로 효율적인 결과를 내는 ‘스마트워커’가 될 수는 있지만 총 업무 시간을 봤을 때 이 몰입을 통해 얻은 시간을 활용하지 못하는 경우가 종종 있다. 진정한 스마트워크의 단계에 올라서기 위해서는 단위 업무 간 발생하는 공백을 효율적으로 활용해야 한다.
또 조직원 개개인이 모두 스마트워커가 되어야지만 조직원간 엮여있는 업무를 효과적으로 처리할 수 있는 협업이 가능하다. 이 부분은 스마트워크에서 가장 어려운 점으로 한국 기업의 조직문화 상 모든 조직원이 ‘스마트’해지기 쉽지 않기 때문이다.
그 동안 기업의 리더들은 야근하는 직원이 일을 많이 한다고 생각해왔다. 즉, 아웃풋보다는 인풋을 누가 더 많이 투여하는지에 관심을 갖는다. 이러한 조직에서는 스마트하고 빠르게 업무를 처리하는 직원에게 더 많은 일이 주어지게 되고 일을 빠르게 처리해봤자 어차피 야근해야 되는 상황이 발생한다. 업무 시간에 열심히 일해도 정시에 퇴근하지 못하고 동료보다 더 많은 일이 주어지는 경험을 하면서 직장인은 자연스레 업무 시간에 몰입을 하지 않게 되는 것이다. 대부분의 한국 기업이 이런 악순환의 반복을 겪고 있다. 이와 같은 조직문화에서는 결코 스마트워크가 이뤄질 수 없다.
악순환을 선순환으로 바꾸기 위해서는 우선 조직의 문화가 바뀌어야 하며 스마트한 리더의 양성이 필요하다. 또한 스마트워크 관련 제도개선, 스마트워크센터 운영 등 공공부문의 스마트워크 활성화를 위한 정부의 노력이 함께 요구된다.
TIP 스마트워크를 위한 기본 방식
◆ 시간관리 ㅣ 시간관리에 있어서는 시간의 양에 집중하던 것에서 벗어나 이제는 시간의 질에 주목하고 있다. 기업들이 보다 적은 시간을 투자해 같은 양의 성과를 창출하는 업무효율성에 주목하는 것도 이 때문이다. 정해진 시간을 활용해 업무의 효율성을 높이는 것이야 말로 ‘스마트워크’라는 것이다. 이렇게 중요도가 높은 업무 순으로 집중해 처리하다 보면 업무 시간 중 불필요한 업무의 제거로 절약된 시간을 활용해 새로운 업무 및 자기계발을 할 수 있다.
◆ 인맥관리 ㅣ 인맥관리는 연락처 관리에서부터 시작한다. 예를 들어 새로운 사람을 만나 명함을 받으면 스마트폰에 연락처를 입력해 놓는다. 이때 메일주소와 그 사람에 대한 간단한 정보들을 같이 입력하면 나중에 일일이 명함첩을 뒤져보지 않아도 손쉽게 그 사람에 대한 정보를 알 수 있고 이로써 시간이 절약된다. 또 메일 주소를 함께 저장해 놓음으로써 업무상 필요한 메일을 이동 시에도 바로 전송할 수 있는 장점이 생긴다.
◆ 일정관리 ㅣ 일정관리는 일정과 할 일을 구분해 관리하는 것이 효과적이다. 일정은 시간이 정해진 것이고 할 일은 Task, 혹은 To do 관리라고 해서 시간은 정해져 있지 않지만 데드라인은 정해져 있는 것이다. 이 두 가지를 잘 구분해 관리해야 시간을 효율적으로 사용할 수 있다.
◆ 정보관리 ㅣ 정보관리의 핵심은 평소에 정보를 모으는 것이다. 시간이 지날수록 조직원에게 요구되는 것은 기획력이다. 하지만 새로운 아이디어는 하루아침에 나올 수 없다. 평소 이동 중이나 휴식을 취할 때 관심 있는 분야의 기사, 블로그, SNS, RSS 등을 읽고 모아놓는 습관을 기르게 되면 많은 정보를 효과적으로 관리할 수 있고 이는 참신한 기획력으로 이어진다.
◆ 데이터관리 ㅣ 데이터관리는 아직까지 어려운 부분이 많다. 회사 입장에서 봤을 때 보안과 직결된 문제이기 때문이다. 사무실 기기에 외장하드와 USB를 사용할 수 없고 클라우드 시스템을 쓰지 못하게 하는 경우가 많다. 이렇게 되면 데이터 정보는 회사 안에만 있기 때문에 외근 및 이동 중 업무가 불가능해 진다. 이 부분을 어떻게 해결할 것이냐에 대한 고민이 계속되는 가운데 기업들이 자체적으로 IT인프라 및 클라우드 시스템을 구축하며 스마트워크를 도입하는 사례가 늘고 있다.
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