스마트워크란? 무엇인가?

몇 년 전부터(정확히 한국에 아이폰이 상륙하면서부터) '스마트'라는 단어가 유행처럼 번지고 있습니다. 모 기업은 마치 본인들만의 단어인 것처럼 대부분의 제품에 '스마트'를 갖다 붙히고 있죠.

기업에도 스마트 열풍이 거셉니다. 그 중에서도 '스마트워크', '워크스마트'라는 용어를 쉽게 접할 수 있죠.

'스마트워크'라는 용어는 기존의 '업무생산성', '업무효율성' 등으로 표현할 수 있을 것 같습니다.

기존 용어 중 '스마트워크'를 가장 잘 표현 한 것은 일명 '일잘법'(일 잘하는 법)이라고 생각합니다.

이전에 한국에 '프랭클린플래너' 열풍이 불었던 것도 결국 일을 좀더 효율적으로 하고자 하는 노력들이었기 때문에 이전부터 '스마트워크'는 있었습니다. 그런데 스마트한 디바이스들을 업무에 활용할 수 있게되면서 '스마트워크'라는 신조어가 생기게 된 것 같습니다.

최근 정부기관에서 '스마트워크센터'라는 것을 만들어 언론에 홍보하면서, 사람들로 하여금 '스마트워크'는 곧 '재택근무'인 것으로 오해를 하게 만들었습니다.

지난 2년간 이 분야에 대한 강의를 하면서 '스마트워크'란 무엇일까?라는 고민의 답을 찾기 위해 노력했습니다. 그 내용을 공유를 해보고자 합니다.

'스마트워크'에 대한 저의 정의는 아래의 그림과 같습니다.

스마트워크는 본질적으로 '일하는 방식'과 관계가 있습니다.

학교에서 공부를 잘 하는 아이들과 그렇지 못한 아이들의 가장 큰 차이는 '공부하는 방법'이다. 이와 마찬가지로 '일하는 방식'은 스마트워크를 하는데 가장 기본이 되는 것입니다.다. '일하는 방식'에는 목표관리, 시간관리, 데이터관리, 인맥관리, 정보관리 등 다양한 범위에 펼쳐져 있습니다. '일하는 방식'에 대한 스킬을 익혔다면, 이를 효율적으로 활용할만한 '업무도구'를 찾아야합니다. 요즘 기업에서의 업무는 대부분 컴퓨터를 활용하기 때문에, '업무도구'의 대부분은 '소프트웨어'일 수 있지만, 전통적으로 활용해오던 '업무용 문구류', '모바일 앱' 등도 포함됩니다.

이 단계를 넘어서면 주변사람들의 평이 달라지기 시작합니다. 이 정도하면 일반적으로 '스마트워커'로 비춰질 수 있습니다. 그리고 같은업무를 하는데 투입되는 시간이 줄어들게 됩니다. 그러나 좀 더 발전하기 위해서는 'Atitude' 측면의 변화가 이뤄져야 합니다. 

이 전 팀에서 근무를 할 때, 주변에 무척 스마트한 선배님이 계셨습니다. 단위업무에 대해서 무척 빠른 속도와 질을 뽑아내시는 분이었습니다. 주변에서는 이 분을 대단한 '스마트워커'로 생각을 했지만, 함께 1년여 이상 일을 하면서, 이 분의 한계를 느끼게 되었습니다. 이 분은 단위업무에 대한 몰입은 컸으나, 효율적인 단위업무 관리를 통해 얻은 시간을 허비하는 경우가 많았습니다. 즉 단위업무에서의 몰입은 이루어졌으나(스마트워크의 1단계), 총업무(하루 일과)에서는 몰입이 이루어지지 못했습니다. 

'토끼와 거북이' 우화를 생각해보시면 제가 말씀드리고자 하는바가 무엇인지 알 것입니다. '토끼'는 무척 빠른 발을 가진 단위업무의 '스마트워커'이지만, 빠르게 단위업무를 끝낸 후에 남은 시간을 효율적으로 활용을 하지 못했기 때문에 '슬로우워커'인 거북이에게 경기에서는 진 것입니다.

그래서 진정한 '스마트워크'의 단계에 올라서기 위해서는 '몰입'이라는 주제에 관심을 갖고, 단위업무간에 나타나는 공백을 효율적으로 활용하여 몰입을 해야합니다. '몰입'의 단계는 태도와 연관되지만 마음만 먹는다고 이루어지지 않습니다. 칙센트미하이 교수가 말하는 '몰입'은 'flow'라는 단어로 쓰였습니다. 즉 몰입의 단계는 내가 마음먹지 않아도 자연스럽게 일이 흘러가는 상태입니다. 이는 '스마트워크'에 필요한 지식과 스킬이 형식지를 넘어 암묵지로 전이된 상태입니다.

'스마트워크'가 이루어지기 위해서는 1단계에서 지식과 스킬을 확실하게 익혀 암묵지화 되었을 때, 자연스럽게 2단계인 '몰입'이 이루어집니다. 조직의 개개인이 '몰입'의 단계에까지 도달하여 자연스레 시간활용이 되어지면 조직원간에 엮여있는 업무를 효과적으로 할 수 있는 협업의 단계로 올라서야 합니다. '스마트워크'의 단계에서 가장 어려운 부분인데, 이유는 한 사람이 스마트하게 일을 하고 방법을 알더라도 그것을 다른 이들에게 전이한다는 것이 생각보다 쉽지 않습니다. 제 강의를 수강하신 분들이 팀의 협업체계를 구축하고자 시도했다가 개인의 한계를 느꼈다는 의견을 많이 주시는 이유와 같을 것입니다.

조직에서 협업체계가 구축되면 자연스레 '집단지성'이 발현되기 시작합니다. 그와 함께 조직의 문화는 '기획, 창의'가 중요한 가치가 됩니다. 개인은 '스마트워크'를 통해 확보된 시간을 활용할 분야를 찾아야 합니다. '스마트워크'를 하기 전까지는 매일 야근을 해도 현재 진행중인 업무 중심으로, 일을 하는 것이 아닌 치우는 경우가 대부분이지만, 이제는 확보된 시간을 활용하여 중, 장기적인 일을 계획하고 기획해야 합니다. 물론 기존의 방법을 변화시키는 창의와 혁신도 가미가 되어야 합니다.

이 단계에서 우리가 생각해봐야 하는 중요한 시사점은 '여가', 즉 'Work & Life Balance'입니다. 

조직의 일원들이 '스마트워크'를 할 수 있음에도 하지 않고 '슬로우워커'가 되는 이유는, 한국의 조직문화에 기인합니다. 기존의 리더들은 야근하는 직원이 일을 많이 한다 생각합니다. 즉 아웃풋보다 인풋을 누가 더 많이 투여하느냐에 관심을 갖습니다. 자연스레 스마트하고 빠르게 업무를 처리한 직원에게는 더 많은 일이 주어지게 되고, 일을 빨리 처리해도 결국 동일하게 야근을 해야하는 악순환이 이어집니다. 이런 문화에서는 절대 '스마트워크'가 이루어질 수 없습니다.

이 쯤에서 한국식 '야근'의 문제점에 대해서 짚어보겠습니다. 한국식 야근은 '불필요한 야근'(물론 업의 특성상 절대적으로 야근이 필요한 경우도 있음을 인정합니다)이 대부분입니다. 위에 언급한 것처럼 업무시간에 열심히 해봤자, 일찍 퇴근을 못할 뿐만 아니라, 동료보다 더 많은 일이 주어지는 경험을 하면서 자연스레 업무시간에 '몰입'을 하지 않게 됩니다. 한국이 OECD 국가 중 생산성이 최하위에 머무는 이유가 그 증거입니다. 8시간에 처리할 수 있는 일을 늘이고 늘려서 12시간 정도에 처리를 합니다. 야근을 하다보면 동료들과 술 한잔을 기울이게 되고 새벽녁에야 집에 들어가 아침에 피곤한 상태에서 일어납니다. 전 날 술까지 먹었으니 9시에 제대로 업무가 시작될리 만무합니다. 10시 가까이 되서야 업무가 시작되고, 어짜피 야근을 해야하니 천천히 업무를 진행하며 야근시간에 맞춥니다. 그리고 또 술자리로 향합니다. 한국 대부분의 기업에서 이런 악순환이 시작되고 있습니다.  이는 기업이나 개인 모두에게 도움이 되지 않는 lose lose 상태입니다.

악순환을 선순환 구조로 바꾸는 시작은 업무시간에 '몰입'하여 확보한 시간을 50:50 정도로 나누어 '기획, 창의'와 '여가'에 투자를 해야합니다. 기존에 10시에 퇴근하던 것을 8시쯤으로 앞당겨 저녁시간을 운동이나 취미생활, 가족에게 투자함으로써 다음 날 출근했을 때 리프레쉬된 상태에서 일을 해야만 합니다. 이런 선순환 구조의 궤도에 한번 진입을 하면 '스마트워크'는 자연스럽게 진행이됩니다.

최근 한국기업들도  GWP에 대한 관심을 갖기 시작했습니다. GWP는 물질적 보상으로만 이루어질 수가 없는 것입니다. 위에 언급한 선순환구조가 이루어질 수 있도록 조직차원에서 문화를 바꾸기 위한 노력을 해야합니다. 단편적인 시각으로는 회사가 손해를 보는 것 같지만 결과적으로 개인은 '성장'의 기쁨을 누릴 수 있으며 회사는 ' GWP'로 가게되는 Win Win이 이루어지게 됩니다.

'스마트워크' 그리 어렵거나 대단한 것이 아닙니다. 그 변화의 시작은 회사가 아닙니다. 

바로 오늘 '나'부터 시작을 하면 되는 것입니다.

향후 '스마트워크'에 대한 글을 지속적으로 올릴 생각입니다. 이 분야에 관심을 갖고 계신분은 제 블로그를 '구독'해 주시면 감사하겠습니다. 이 글이 도움이 되셨다면 짧은 '댓글'을 달아주시면 블로거에게 큰 힘이 됩니다.^^