드랍박스 이것만은 알고쓰자!!!

오늘은 클라우드 서비스의 지존이라 할 수 있는 드랍박스에 대해서 자세하게 알아보겠습니다.

드랍박스를 처음 활용시거나, 기본기능만 쓰셨던 분들에게는 큰 도움이 될 것입니다.

 

이번 글에서는 드랍박스 가입부터 웹에서의 활용방법에 대해서 정리를 하고, 모바일 디바이스에서의 활용방법은 다음 글에 준비하도록 하겠습니다.

 

드랍박스에 대해서 간단히 설명을 드리면, 최근에 유행처럼 번지고 있는 클라우드 서비스의 한 가지로 클라우드 서비스의 원조격이라고 보시면 되겠습니다.

국내업체들도 클라우드 서비스를 발표하면서 선택의 폭이 넓어졌는데, 모바일 디바이스를 자주 활용하시는 분들에게는 현재까지 드랍박스가 최적의 선택이라고 생각됩니다.

 

저는 드랍박스, 유클라우드, 엔드라이브, 다음클라우드 등의 서비스를 이용하고 있는데 활용목적에 따라서 구분을 하여 활용하고 있습니다. 자세한 사항은 향후 클라우드 서비스 비교를 글로 올려보도록 하겠습니다.

오늘 소개할 드랍박스의 가장 큰 장점은 다양한 App들과의 연동입니다.

이 부분 때문에 용량이 가장 적음에도 주력으로 활용을 하고 있습니다.

 

먼저 드랍박스의 장, 단점에 대해서 알아보겠습니다.(이는 지극히 개인적인 생각입니다.)

[장점]

- 다양한 기기와의 동기화가 가능(디바이스 기기수 제한 없음)

- 다양한 app과의 연동이 가능(이 부분은 클라우드 서비스를 업무에 이용하는데 있어서 가장 중요한 부분이라고 생각함)

- 다양한 기능제공(공유기능, 퍼블릭링크기능, 자동백업 및 복구)

 

[단점]

- 타 서비스 대비 적은용량(8.25Gb까지 확장 가능)

- 느린 속도(외국서버 활용의 문제)

- 국내 서비스에 비해서 초기활용에 어려움(언어적인 문제라기 보다는 외국서비스라는 점에서 쉽게 접근하기 어려움)

 

그럼 드랍박스의 기능에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 

우선 드랍박스를 활용하시려면 PC에 프로그램을 설치하고 가입을 해야합니다.

가입절차가 무척 간단하므로 www.dropbox.com에서 직접 해보시기 바랍니다.

 

 

1. 드랍박스 폴더 생성

- 드랍박스 프로그램 설치 후 가입을 하면 아래와 같이 '내컴퓨터' 상에 'My Dropbox'라는 폴더가 생성됩니다. 이 폴더가 공유가 되는 폴더이므로 향후 공유를 하고자 하는 폴더를 생성하거나 기존자료를 이동하면 됩니다.

- 설치 후에 복수의 컴퓨터, 모바일기기에 드랍박스 프로그램(app) 설치 후 로그인을 하면 아래 생성된 폴더 및 파일들이 자동으로 동기화됩니다.

  
폴더를 생성하고 나면 아래와 같이 웹상에 동기화가 된 것을 확인할 수 있습니다.

 

2. 자료 업로드

- PC상에서는 드래그앤 드롭을 통해 쉽게 업로드가 가능합니다.(단, 주의할 점은 드래그앤드롭 후 동기화가 완료되기 전에 PC를 끄게 되면 다른 모바일기기와 동기화가 이루어지지 않습니다.)

- 웹상에서는 'Files' - 'Upload' 버튼을 클릭하여 쉽게 업로드 할 수가 있습니다.

 

3. 새폴더 생성

- PC에서는 기존 폴더관리와 동일하게 새폴더를 생성할 수 있으며 웹상에서는 'New folder' 버튼을 통해 생성이 가능합니다.

 

4. 폴더 공유

- 클라우드 서비스의 가장 큰 힘은 폴더나 파일을 다른사람과 공유를 하고 각각의 디바이스에서 작업을 할 수 있다는 점입니다. 저희 팀은 일찌감치 폴더를 공유하여 업무를 수행함으로써 상당한 시간을 벌 수 있었습니다.

- 폴더를 공유하기 위해서는 모두 드랍박스에 가입이 되어 있어야 합니다. 가입이 되어 있지 않을 경우에는 폴더공유 안내메일이 발송되고 수신된 메일주소로 드랍박스를 가입해야만 폴더공유가 됩니다.

- 폴더를 공유하는 방법은 웹이나 PC 어느 곳에서나 가능하며 비교적 쉽습니다. 몇 가지 방법이 있는데 가장 쉬운 방법은 공유하고자 하는 폴더를 선택하여 마우스 우클릭을 하여

'Dropbox' - 'Share this folder'를 선택한 후 공유하고자 하는 사람의 메일주소(드랍박스 아이디)와 메시지를 입력하여 발송하면 됩니다.

공유가 완료되면 아래의 그림처럼 폴더에 사람모양이 생성됩니다.

5. 백업파일 확인 및 복구

- 드랍박스에서는 작업을 할 때마다 새로저장된 파일을 버전별로 관리를 해줍니다.

- PC(로컬)에서는 확인이 불가능하며 웹의 'Events' 메뉴에서 확인이 가능합니다.

- 복구는 1개월 이내의 것만 가능한데 보통 복구를 활용할 때는 최근 자료 중 실수로 삭제를 했거나 수정 후 다른이름으로 저장하지 못했을 경우에 하는 경우가 많으므로 1개월이면 충분하다고 생각합니다.

아래의 사진은 2009년 12월 달에 드랍박스에서 어떤 작업을 한 것인지 확인을 한 것입니다.

복구는 1개월 내의 것만 가능하지만 지금까지 진행된 작업들에 대한 확인은 가능합니다.

  

작업내용 중 복구를 원하는 작업의 제목을 선택하면 아래와 같이 상세작업이력을 확인할 수 있으며, 작업이력별로 선택하여 복구가 가능합니다.

 

6. 폴더공유관리

- 드랍박스를 쓰다보면 공유 숫자가 늘어나게 됩니다. 공유자 변경이 될 경우에는 웹의 'Sharing'에서 변경을 할 수가 있습니다.

7. 퍼블릭링크를 통한 대용량 자료 보내기

- 업무를 하다보면 외부 거래처 등에 대용량 자료를 보내야 하는 경우가 있습니다. 교육업무를 하고 있다보니 교재인쇄를 할 때마다 웹하드에 올려서 자료를 보냈는데, 인쇄소의 웹하드 공간이다보니, 타사에서도 우리 정보에 접근을 할 수 있어서 여간 찝찝한 것이 아니었습니다. 물론 웹하드에 로그인해서 업로드하는 것도 번거롭죠. 드랍박스를 활용하면서 자주 활용하고 있는데 상당히 편한 기능입니다.

- 이 기능은 PC의 'Dropbox' - 'Public' 폴더 안의 파일만 가능하므로 보낼 자료를 미리 'Public' 폴더에 넣어야 합니다.

- 방법은 간단합니다. 업로드된 파일을 선택하여 마우스 우클릭 'Dropbox' - 'Copy public link'를 클릭한 후 링크 주소를 메일등으로 공유를 하면 됩니다.

- 메일 수신자는 메일링크를 클릭함으로써 아무 절차 없이 바로 다운로드를 받을 수 있습니다.

8. 초대를 통한 용량 늘리기

- 드랍박스는 무료와 유료 서비스를 제공하는데 무료서비스는 기본 2GB에 초대를 통해(1인당 250MB) 8GB까지 확장이 가능합니다.(학생인증을 통해서 16GB까지 가능합니다. 이와 관련하여 이전 글인 "학생인증을 통한 드랍박스 용량 늘리기" 글을 참고하시기 바랍니다.)

- 초대의 방법은 1. 메일발송에 의한 직접초대와 2. 링크주소에 의한 가입의 두 가지 방법이 있습니다.

- 웹의 초기화면 좌측하단의 'Get extra space free' 버튼을 클릭하거나 www.dropbox.com/referrals 를 직접입력하면 초대화면으로 이동합니다.

 

  

메일로 직접 초대하는 방법은 초대하고자 하는 사람의 메일주소와 메시지를 입력후에 발송을 하면 됩니다. 또한 링크를 통한 초대는 화면상에 주어진 링크를 카페나 지인들에게 메일로 발송하여 가입을 유도하면 됩니다. 또한 페이스북이나 트위터를 통해서도 초대를 할 수 있습니다.

[드랍박스 적용사례]

드랍박스를 활용하기 시작하면서 외장하드 및 USB 메모리를 소지하고 다니지 않게 되었습니다. 저는 드랍박스의 적은용량과 다양한 App과의 연동이 되는 장점을 살리기 위해서 회사업무폴더를 드랍박스로 동기화하여 활용합니다.

드랍박스는 PC, MAC, IPAD, IPHONE, ANDROID 등 다양한 기기를 지원하기 때문에 언제어디서나 필요한 업무자료를 열람 수정할 수 있다는 장점이 있습니다.

회사에서 작성하던 보고서는 집에 도착하여 맥북을 키고 샤워를 하고 나오면 회사에서 업무하던 상태로 동기화가 완료되기 때문에 바로 이어서 작업을 할 수가 있습니다.

 

공유기능을 활용하여 팀 공용폴더를 만들어 팀에서 공동으로 활용해야 하는 각종 보고서 및 양식, 자료등을 공유하고 있습니다. 특히 실적관리 자료들은 어느 누구나 수정을 할 수 있어서 공동작업이 무척 편리합니다.

 

제가 행정업무 도움을 받기 위해서 아르바이트생을 활용하고 있는데, 행정업무에 필요한 폴더만을 공유하여 손쉽게 업무를 처리하고 있습니다. 예전 같았으면 서로 자료를 메일이나 USB를 통해 공유하면서 작업을 하다보면 버전관리가 안되서 필요한 자료를 찾기가 어려운 경우가 발생했는데, 요즘은 깔끔하게 정리를 할 수가 있습니다.

 

이 외에도 아이패드의 굿리더, 유패드, iThoughtsHD등의 앱과 손쉽게 동기화를 할 수 있어서 편리합니다.

 

모바일기기에서 드랍박스를 활용하는 방법은 조만간 포스팅을 하도록 하겠습니다.

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